1. interpetakademi.com
  2. İtiraz ve Şikayet

İtiraz ve Şikayet

İtiraz/Şikayet

İtiraz ve şikayetlerinizi iletmek için, dilerseniz aşağıdaki formu doldurduktan sonra eposta ile bize gönderebilirsiniz. Ya da online sistemimizi kullanarak da itiraz ve şikayetlerinizi iletebilirsiniz.

İtiraz Formunu İndirin
Online İtiraz/Şikayet

Şikayet Başvurularının Ele Alınması ve İşleme Konulması:

Özel veya tüzel kişiler;

  • a-) INTERPET ’in belgelendirdiği belgelendirilmiş personel,
  • b-) INTERPET ’in belgelendirdiği belgelendirilmiş personelin müşterileri,
  • c-) Kamu kurumları,
  • d-) Özel kuruluşlar,
  • e-) INTERPET’ ın müşterileri ve kamunun diğer üyeleri,
  • f-) diğer ilgili taraflar tarafından personel belgelendirmesi kapsamında verilen hizmetlerle ilgili ‘’ akreditasyon kuruluşu ile ilgili olanlar dahil ’’ olarak ulaşan yazılı olumsuz başvurulardan bazıları aşağıdaki konular olabilir:

– Değerlendirme ekibi veya değerlendirme uzmanlarının tutum ve davranışları,

– Değerlendirme programına uyum,

– INTERPET Personel belgelendirme faaliyetinde görev alan personelin performansı,

– Belgelendirilmiş çalışan hakkında hizmet kullanıcısı ya da üçüncü tarafların şikâyeti,

– Akreditasyon kuruluşunun belgeli çalışanların logo ve akreditasyon işareti yanlış kullanımı konusundaki başvurusu,

– INTERPET tarafından gerçekleştirilen faaliyetin hizmet bedelinin başvuran çalışanca kabul edilmemesi vb. konular INTERPET için şikayet olarak kabul edilerek değerlendirilmek üzere ele alınır.

INTERPET şikayeti geçerli kılmak için gerekli olan bütün bilgileri toplar ve doğrulamasını yapar ve şikayet sahibini bilgilendirir.
Şikayetler ile ilgili durum INTERPET web sitesinde yayınlanmaktadır. Şikâyetler; Şikâyet sahibinin INTERPET_PB_PR_2.02-F.01 Şikayet ve İtiraz Başvuru Formunu doldurup INTERPET ’e ulaştırması ile yapılır.
Bu form ile şikayet kayıt edilerek şikayetin giderilmesine yönelik düzeltici, önleyici faaliyetin gerçekleştirilmesini sağlamak üzere Personel Belgelendirme Müdürüne iletilir. Şikâyet ile ilgili olarak işlem başlatılmadan önce başvuru konusunun INTERPET Personel belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olduğu doğrulanır. Şikâyet alındığında 5 iş günü içerisinde şikâyet sahibine YT veya PBM Tarafından bilgilendirme yapılır. Ayrıca şikâyetin ele alındığı ve şikâyete yönelik sürecin nasıl işleyeceğine, sonuçlanacağına yönelik bilgilerde şikâyet sahibine iletilebilir.
Değerlendirme sonucunda, basit bir hata nedeni ile çalışandan özür dilemek ya da önemli bir soruna ilişkin düzeltici faaliyet gerçekleştirdikten sonra bu durumun telafisine gitmek gereği doğabilir. INTERPET şikâyetin ortadan kaldırılmasına yönelik faaliyetleri gerçekleştirerek şikâyeti giderir ve 5 iş günü içerisinde şikâyet sahibine YT veya PBM Tarafından şikâyet sahibini bilgilendirilir.

Şikayet Başvurularının Değerlendirilmesi ve Sonuçlandırılması:

INTERPET ’ e ulaşan şikayetlerin değerlendirilerek gerekli düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmesinden Personel Belgelendirme Bölüm Müdürü sorumludur. Şikâyetlerin değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması sürecinde INTERPET Personel Belgelendirme Bölüm Müdürü Yönetim Temsilcisi ile işbirliği yapar. INTERPET Personel Belgelendirme Bölüm Müdürü şikayet konusunun araştırılmasından ve sonuçlandırılmasından, Yönetim Temsilcisi ise sistemle ilgili iyileştirmelerin yapılması konusunda gerekli faaliyetleri yürütmekten sorumludur. Yönetim Temsilcisi; şikâyetin kayda alındığı tarihten itibaren beş iş günü içerisinde başvuru sahibine gerçekleştirilecek faaliyete ilişkin ilk yanıtı verir. Şikâyetin çözümlenmesi için, INTERPET Personel Belgelendirme Bölüm Müdürü doğrudan görev alabileceği gibi şikâyet konusu faaliyette görev almamış personel de görevlendirebilir. Görevli personel şikâyetin araştırılması, sonuçlandırılması ve izlenmesinden sorumludur. Gerekli görüldüğünde faaliyeti gerçekleştirecek kişi değiştirilebilir. Görevli personel şikâyeti araştırır, inceler ve çözüme yönelik faaliyeti kendisi yapabilir veya yapacak yetkinlikte birini görevlendirerek yapılmasını sağlar. Değerlendirme süreci INTERPET Personel Belgelendirme Müdürü ve Yönetim Temsilcisi tarafından izlenerek gerekli çalışmalar hassasiyetle gerçekleştirilir. Şikâyete esas konunun çözümlenmesi amacı ile düzeltici/önleyici faaliyet başlatılır.
Şikâyet INTERPET ’ ten belgeli bir personele ait ise, bu şikâyet Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili belgelendirilmiş personele beş iş gününü içerisinde iletilir ve şikâyete ilişkin cevap istenir. Alınan cevap şikâyetin giderildiği konusunda yeterli delilleri içeriyor ve şikâyet sahibi şikâyetin giderildiğini kabul ediyor ise şikâyet sonuçlandırılır.
Şikâyetin araştırılması ve cevaplama işlemi başvuru tarihinden itibaren otuz gün içerisinde tamamlanmalıdır. Şayet gerçekleştirilecek düzeltici faaliyet daha uzun bir zaman gerektiriyorsa ve bu durum önceden biliniyorsa şikayet sahibine gönderilen ilk yanıtta veya daha sonra gönderilecek yazı ile bildirilmelidir. Şikâyet başvurularının nasıl yapılacağı INTERPET web sitesinde ilgili taraflara duyurulmaktadır.
Şikâyete istinaden yapılan düzeltici faaliyetin sonucunu, şikâyet sahibinin kabul etmemesi durumu itiraz olarak ele alınır ve itirazlar karara bağlanması için tüm şikâyet kayıtlarıyla birlikte yazılı olarak İtiraz Kuruluna iletilir. Şikâyet sonucu yapılan faaliyete, şikâyet sahibinin itirazı yazılı olabileceği gibi sözlü de olabilir.
Şikayet sahibine iletilecek olan karar, şikayete konu olan hususlara dâhil olmayan kişiler tarafından verilir veya gözden geçilir ve onaylanır.

İtirazın İşleme Konulması:

İtirazla ilgili başvurunun INTERPET ’ e ulaşmasından sonra INTERPET_PB_PR_1.02 Kalite Sistem Dokümanlarının Yönetimi Prosedürü ’ne göre kayıt işlemi yapılır.

İtiraz olarak değerlendirilecek konulardan bazıları:

– INTERPET’in belgelendirmeye ilişkin verdiği kararın kabul edilmemesi,

– Şikayetin INTERPET tarafından kabul edilmemesi,

– Şikayet sonucunda, INTERPET tarafından yapılan faaliyeti şikayet sahibinin kabul etmemesi,

– Şikayet inceleme sonucunda verilen kararın şikayet sahibi tarafından kabul edilmemesi,

– Belgenin askıya alınması,

– Belgenin iptali,

– Belge düzenlenmemesi

– Kapsam

– Başvuru yapılan kapsamın tamamı ya da bir kısmına olumlu yanıt verilememesi (başvuru ya da değerlendirme süreci sonunda) vb.

Başvurunun içeriği ne olursa olsun, önemli olan hızlı ve doğru bir şekilde işlem görmesidir.

Yapılan itirazın INTERPET tarafından etkin bir şekilde değerlendirilebilmesi için başvuru sahibinden en az aşağıdaki bilgiler temin edilir:

– itiraz konusu kararın içerik, tarih ve varsa numarası,

– başvuruyu yapan kişinin adı,

– itiraz kapsamında yer alan faaliyette görev alan INTERPET personeli adları,

– kararın kabul edilmeme nedenleri,

– gerektiğinde detay bilgi alınabilecek kişi/kişilerin iletişim bilgileri

Yapılan başvurunun işleme alındığı ve değerlendirmenin tamamlanarak en geç otuz gün içerisinde sürecin sonuçlandırılacağına dair başvuru sahibine Personel Belgelendirme Müdürlüğü tarafından beş iş günü içerisinde bilgi yazısı yazılır. İtirazın sonuçlandırma sürecinin uzaması durumunda başvuru sahibine tekrar yazılarak gelişmeler hakkında bilgi verilir. Başvuranın talep etmesi durumunda İtiraz Kurulu’ nun kimlerden oluştuğu ve başvuranın kurulun üyeleri hakkında fikir beyan etme hakkı olduğu bildirilmelidir.